Selon une récente étude de Robert Half, la maladie numéro 1 des entreprises dans leur management, dans le monde, resterait la réunionite. On pourrait même dire la « réunionite aigüe à triple symptômes ». En effet, l’étude a pointé 3 types de problèmes demeurant en 2010, dans le déroulement de réunions de travail :
- le sujet qui dévie : impossible de se laisser déborder par un collaborateur voulant parler de points non prévus… Il faut recadrer, recadrer et encore recadrer. Quitte à débloquer une autre réunion sur un thème important qui aurait émergé de façon imprévue.
- le manque de préparation : une question piège vous déstabilise dans votre exposé? vous manquez de chiffres sur un point particulier? Il faut prendre le temps de réunir ses éléments en amont, et de demander aux participants les 2 à 3 idées clés qu’ils vont aborder. Ainsi, tout le monde cogite et nourrit la réunion en équipe.
- le dépassement horaire : plus d’1 heure de réunion, et vous démotivez vos équipes! Cette norme doit être répétée et comprise de tous, elle doit devenir une discipline. On la dit souvent aisée dans le monde anglo-saxon, moins de par chez nous…
J’ajouterai à l’expertise de Robert Half, l’apport des technologies de l’information et notamment des outils du web 2.0. Que pouvons-nous en effet utiliser dans la batterie de logiciels et services en lignes, sortis depuis 2005, pour améliorer la tenue des réunions? Voici quelques pistes non exhaustives :
- partage de documents : vous voulez cadrer ordre du jour et éléments de discussions? créer un document partagé sur votre réseau interne, ou alors via les Googles Docs. Simple et pratique.
- partage de slides : vous intervenez dans une filiale en région? vous souhaitez laisser aisément vos slides de présentation à l’équipe participante? Mettez en ligne votre PowerPoint sur votre réseau d’entreprise (avec adresse fixe à communiquer, de type ftp), ou bien passez par SlideShare (en privatisant la diffusion à une liste définie).
- archivage : plutôt que d’accumuler des dizaines de pages de rapport, un audiocast de 3 minutes suffit à synthétiser l’essentiel d’un rapport. Tout smartphone possède aujourd’hui une fonction « dictaphone », enregistrant en mp3. Le videocast est plus compliqué (car il faut monter des images a minima), sauf si vous avez des produits, des habillages, des designs à montrer.
- prolongement : le dossier que vous abordez est technique, nécessite d’autres créations, échanges, approfondissements? Créer un blog collaboratif privé, qui vous permettra de périmétrer une équipe projet et de maintenir le lien. Surtout si vos équipes sont éclatées sur un territoire, et/ou nomades. WordPress.fr est une solution rapide pour cela, de premier niveau. Blogger.com en est une autre, dans l’univers Google.
- communication : la conf’call est toujours possible pour réunir des personnes éloignées géographiquement, avec les écueils qu’on connait. Les solutions de visio-conférences « pro » sont une autre option, mais encore chères. A noter que la suite Google permet un vidéo-chat de qualité suffisante; et qu’un site comme Ustream offre aussi une plateforme de webcasting live assez bluffante. Pour relativiser, revoir la vidéo de « Brother & Brother« , qui en avait épinglé, cyniquement, l’utilité dans un cadre international…
Pour prolonger : d’autres solutions comme le « 30 minutes debout« , le « casting tournant« … Et vous, avez-vous testé des solutions organisationnelles et/ou des outils innovants pour soigner votre réunionite? Si oui lesquelles, avec quelle efficacité?
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Alors passons au web 3?
Si l’analyse de la méfiance et du besoin de contrôle est pertinente pour expliquer le retard français dans l’utilisation du télétravail, il existe la solution du travail à distance en espace virtuel immersif, introduisant la co-présence contrôlable celle-ci, mais pas seulement, puisque pour le coup, cette solution apporte les mêmes conditions nécessaires au process de production collective (relations avec les collègues en temps réel, effet-groupe… pour ne citer que très peu de ses atouts, et sans parler de ses effets pour le développement durable…)
Ici, les talents d’un animateur de réunion doivent rester les mêmes que dans le monde réel, mais les outils du web 2.0 y sont intégrés, épargnant une gymnastique certaine…
Néanmoins, je crains fort un retard encore plus marqué de la France à cet égard :
historiquement et culturellement, le travail en France reste associé à la notion de douleur (cf. http://fr.wikipedia.org/wiki/Dominique_Méda)y compris dans le vocabulaire (le mot travail n’est-il pas appliqué à la femme qui accouche? Cas unique, y compris dans les autres langues latines où il est associé à la notion de labour de la terre…)
Cette donnée éclaire autant sur les résistances à l’égard du télétravail (comment? ma secrétaire pourrait rester en pyjama et surveiller son gratin tout en « travaillant »?) mais laisse à penser que l’immersif et la dimension ludique qu’il introduit (pourtant là aussi productif en ce qu’il apporte du plaisir dans le travail…)n’aidera pas à soulager le sentiment de culpabilité qui marque l’inconscient collectif.
Quel gâchis…si ce n’est que quelques générations plus loin (ou peut-être une seule?), grâce à l’introduction du ludique dans les apprentissages scolaires, nous aurons quelque chance de voir se desserrer l’étau..
En attendant,les universités américaines et anglosaxones s’en donnent à coeur joie d’expérimenter l’usage des mondes virtuels appliqué au travail, et déjà bien des sociétés de ces régions offrent leurs services.
Seul avantage pour les retardataires : les « early users » feront (ont déjà fait) les frais de montages sur mesure extrêmement coûteux (cf. IBM).. Il existe déjà des solutions bien plus accessibles et néanmoins innovantes.
Pour ceux que ce « débat/sujet/développement » intéresse, merci de répondre et/ ou de me contacter!
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